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Il est toujours pénible, surtout en 2013,  d’avoir de superbes outils bureautiques mais de continuer à gérer manuellement des versions de fichiers.

Comme il s’agit d’une fonctionnalité standard de Sharepoint, et que c’est là que l’on gère nos documents, on pourrait s’attendre à ce que ça fonctionne de manière intégrée : la verson Sharepoint d’un fichier est affichage directement dans un document Office.

Que neni !

Il existe heureusement une méthode pour y arriver, sans développement ni outil tiers 😉

Le but est donc d’afficher automatiquement dans un fichier Office 2010, un document Word par exemple, la version courante du fichier tel que gérée par la gestion des versions dans une librairie Sharepoint 2010.

1. Dans la librairie Sharepoint où vous gérez les documents, activez tout d’abord la gestion des versions, puis éditez la stratégie du type de contenu « Document »  associé à la librairie

2. Activez la gestion des « Etiquettes » et créez un format du type « Version : {Version} », puis sauvegardez.

Vous pouvez vérifier que l’opération est correcte par le constat qu’une nouvelle colonne « étiquette » est à votre disposition parmi les colonnes possibles des vues Sharepoint. Il n’est pas nécessaire d’afficher cette nouvelle colonne dans Sharepoint.

3. De retour dans la librairie de document, éditer un fichier Word.   Editer un emplacement dans le document où vous voulez faire apparaitre le N° de version géré par Sharepoint. Cliquez sur « Insérer » puis choisir « Quickpart » et enfin « Etiquette »

4. Vous obtenez un champ qui va se mettre ensuite à jour automatiquement, en accord avec votre référentiel Sharepoint.